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办公自动化下公文格式一体化教学的开发

来源：互联网 sk004 | 杨琇玮

【分　类】教育科学
【关键词】公文版式开发实操教学 Word的处理技术
【来　源】互联网
【收　录】中文学术期刊网

正文：

（二）排版规格
《格式》第七款规定正文用三号仿宋字，一般每面排22行，每行28个字。行的设置很简单，执行页面设置—文档网格—行—22即可。至于每行28字的要求，只要使用三号仿宋字，不需进行额外设置就可实现。
（三）各要素的标识
公文各要素，除了份数序号和印章需另用工具印制，其余都能在word实现。
1．秘密等级和保密期限
点击右对齐图标，用三号黑体字依次输入秘密等级（绝密、机密、秘密任一个）和保密期限（根据需要编制）。最好在秘密等级与保密期限之间空两个字的距离，以便插入五角星能。接着执行插入—图片—自选图形—星与旗帜—五角星，切记于“在此处创建图形”对话框外单击鼠标插入五角星，对话框即消失，不至占据大幅版面！随后双击五角星，执行设置自选图形格式—颜色和线条—填充/线条—红色，完成套红工作。欲使五角星与文字融为一体，需执行版式—环绕方式—嵌入型。最后将五角星的大小调整适当，移到秘密等级和保密期限之间。另，《释义》第八条规定：如不标识保密期限，秘密等级两字之间应空l字距离。方法是将光标移到秘密等级中间按两次空格键。
2．紧急程度
紧急程度有：特急、急件。标识于秘密等级和保密期限下一行，且格式一致，不赘。
3．发文机关标识
（1）与上白边的间距处理。根据规定，命令与函的发文机关标识与上白边分别相距20mm、30mm，会议纪要参照一般公文执行。一般公文视行文关系：上行文为80mm，非上行文为25mm。这几个距离在Word上不容易精确实现，只能接近实现。用版心高225mm除以每面22行，得出每行高约10.227mm，即知在第三、四、九行标识发文机关标识能接近20mm、30mm、80mm。惟有25mm需额外操作，即在第三行执行段落—缩进和间距—间距—段前：0.5行。此时第三行与上白边距离为2.5行，接近25mm。为方便学生直观认识，以中华人民共和国教育部为例分别在四个模板的相应位置书写“中华人民共和国教育部部长命令”、“ 中华人民共和国教育部”、“ 中华人民共和国教育部会议纪要”、“ 中华人民共和国教育部文件”，并把字体套红。
（2）字号的调整。《格式》第八条规定发文机关标识字号最大不能等于或大于22mm×15mm（高×宽）。为了满足这一标准需要在毫米和磅之间做一个换算，首先要明确1磅=0.3527mm；其次换算出22mm=62磅，据此将发文机关标识字号设为62磅；最后根据15跟22之间的比例关系，执行字体—字符间距—缩放—68%。要提出的是，不能把15mm换算成42.5磅，再据之设置字宽，否则字体的高度也随之变为15mm。
4．发文字号。发文字号由发文机关代字、年份、序号组成，其中年份需要用六角括号括入，有必要讲解六角括号的输入：插入—特殊符号—单位符号—六角括号。
5．反线、武文线、文武线。先画一条横条：插入—图片—自选图形—线条—直线。再双击横线进行格式处理：执行颜色与线条—线条颜色—红色；线型选用2.25磅；大小—宽度—15.6厘米。武文线、文武线分别选用4.5磅上粗下细或上细下粗的线型，宽度均设17厘米。
6．成文日期。《格式》规定成文时间用汉字标全，特别说明零要写成○，不许用数字0或字母O。执行插入—特殊符号—标点符号—○即可。另，加盖印章要上距正文2～4mm，而且下弧有字的章采用中套，无字的采用下套，因此落成文日期时，要考虑与正文之间留出适当的空白行。公章直径一般是38～42MM，假设中套，公章圆心与正文的垂直距离应为（19～21）+（2～4）MM，即21～25mm，也就是正文下第三行；假设下套，公章的下弧高为直径1/3，折算出成文日期与正文间的距离应为28.5～35.5mm，故在正文下第四行标识。
7．页码。《格式》第9条规定用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，双页码居左空1字。这一要求需三步走。第一步执行插入—页码—位置：页面底端（页脚）—格式—数字格式：-1-，-2-，-，之后单击页码文本框，将字号字型改为4号白体字。第二步执行页面设置—版式—页眉页脚：奇偶页不同/页脚—1.9厘米（下白边高26mm，减去7mm，刚好是1.9厘米）。第三步，分别把第一页和第二页的页码移到页脚右侧向左1字符处和左侧向右1字符处，同时要保证一字线和页脚的上虚线重合。
其余要素都是字号、字型、线条的处理，不再赘言。
版式制作妥当，保存到相应模板，需要使用时直接调用，以提高工作效率。这个意识一定要帮助学生养成。当然，为了帮助学生熟练制作版式，教师不止要安排专门的课时讲解和训练，还应当在教授各种公文的写作时，结合版式制作开展。
四、结尾
科技的发展给秘书工作者提出了新的要求，教师要不断关注这种变化，根据社会需求开发新的教学内容，尤其要重视新技能的锻炼，才能培养出符合社会需要的应用型人才。本文在掌握社会对秘书提出的新要求之后，提出公文一体化教学应增加基于Word的版式设置技能锻炼的内容，期望使学科教学与社会需求零距离接通。如果版式设置能成为公文写作实操教学的主干内容，肯定能让学生理论是技能共长进，值得尝试。

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