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办公自动化下公文格式一体化教学的开发

来源：互联网 sk004 | 杨琇玮

【分　类】教育科学
【关键词】公文版式开发实操教学 Word的处理技术
【来　源】互联网
【收　录】中文学术期刊网

正文：
〔摘要〕多年来，应用文写作教师实施教学时局限于学科特性，认为公文写作仅仅是写作的问题，只要把写作之道传授给学生就了事。殊不知，计算机技术的广泛应用要求秘书必须能够娴熟地使用计算机进行公文写作和格式处理，靠一张纸、一支笔撰写公文的历史逐渐远去。教学工作者只有紧握时代的脉搏，了解社会需求，才能开发出适合的教学内容，实现学生懂理论、懂技能的目标。时下的公文教学之所以无法完全实现双懂目标，实训教学内容的不完整要承担很大的责任。本文在一体化教学思想的指导下，结合Word的处理技术开发公文版式设置的教学内容，以期丰富公文实训教学，促进公文教学质量的提高。
〔关键词〕公文版式开发实操教学 Word的处理技术

一、前言
20世纪九十年代中期以前，中高等院校出于为国家培养干部的目的，偏重理论教育。在这种情况下，企业不得不肩负起培养技术工人的责任，毫不夸张地说，从解放到20世纪90年代中期，我国职业教育的阵地是企业，而非学校。后来，教育界发现精英式教育培养的学生普遍眼高手低，而社会大量需要的是技术人才。在此契机下，中等学校和专科院校纷纷转制为职业技术院校，似乎树立了为社会培养优秀技术人才的责任感。令人失望的是很多职业院校还是照搬传统教学模式，未能彰显职业教育的本质。近些年掀起一体化教学大潮，要求理论与实操合并教学。理工科迎合潮流开展职业教育改革，成就显著，文科却仍停滞不前，公文写作就是其中一门学科。并非该学科缺乏技能要求，而是实操教学尚未得到完整开发。
二、公文实操教学内容不完整的原因及改进思路
办公自动化要求秘书必须娴熟使用软件处理公文，但大多数单位不愿意购买专业软件，而用Word替代。社会的需求呼唤基于Word的公文格式教学实训，然而，无论是教材编写还是教学实施都鲜有涉猎。
（一）公文格式实操教学缺失的原因
造成公文格式实操教学缺失的主客观原因很多，主要原因有三个。
1．传统作业下，文稿写作、版式设计跟文件印刷的脱离使秘书不必负责版式制作。“由于原稿（特别是手写稿）与正式发出的文本在格式上有所不同，为此，需要在付印之前根据标准的公文格式对原稿各部分的排列次序与位置做出设计¹”。传统版面设计不是直接对页边、字型、字号、行距、字句、图表进行规划和调整，而是“将版面设计的结果逐项签批在原稿或版式设计说明上²”，再交由文印部门排版和印刷。既然排版和印刷不是秘书的职责，是否掌握排版技术就关紧要了。
2．《国家行政机关公文格式（下称格式）》的限制。当下，公文几乎是使用计算机完成写作和版式设计的，我国竟然未制定电子公文格式标准，只能“符合《国家行政机关公文处理办法（下称办法）》的有关规定³”，但《办法》缺乏操作标准，还得参照《格式》。《格式》虽然“规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则⁴”，却非建立于word的处理技术，不能精确指导基于word的公文版式制作。国家参照《格式》编制公文写作教学大纲时就不可能不忽略了计算机处理的内容。
3．传统教学观的影响。文稿写作、版式制作、公文印刷成为一体化使原本由文印部门负责的工作一并成为现代秘书的工作职责，业界却未有结合三者的教材，教师只能囿于现有教学大纲和教材开展教学。从教务的层面看，老师不应超纲教学。这就造成学生得不到必须的技能培训，以致不能胜任工作。笔者广泛接触多家单位的公文，有格式错误绝非少数。
（二）开发公文版式实操教学的思路
教育界大张旗鼓地倡导一体化教学，要求理论与实操教学同时开展，追求更好的教学效果。这就是公文版式教学的指导方针。在理论与实操教学的共同作用下，实现学生掌握理论，掌握技能的终极目标。笔者在该思路的指导下开展了公文一体化教学实践，收效甚好。
1．深挖掘实训内容。公文的实训内容不仅仅是写作训练，还要增加版式设置。有些秘书不懂制作合乎规范的公文，就是缺少版式设置技能。“实现文书编辑自动化的规范必须做到文件模板规范化和文字输入规范化⁵”。版式设置要严格参照《格式》及其附件《行政机关公文格式释义（下称释义）》。当然，无法在Word精确实现的标准，也要尽量接近。
2.建设秘书模拟办公室，营造情景教学环境。模拟办公室可在计算机实验室的基础上增加个人办公区、打印机、复印机、档案柜而成。首先，以一套计算机为一个单位隔开若干个空间，每位学生使用一个空间作为办公区域，进入办公角色。其次，给定办公任务——某公文的写作（包含版式设置）。最后，要求学生限时完成任务。当然，教师应事先演示，最好使用极域网传输到每一台计算机上，让学生真切地观看到图象，强化记忆和理解，为他们的实践做好指导。“办公自动化是对文字、数据、语音和图像等信息的一体化的处理过程⁶”。公文写作有诸多要求，单靠讲授，恐怕效果细微。把课堂搬到实验室的目的之一就是要就是要充分调动学生的听觉和视觉，让他们直观了解文书的处理方法，最后辅以训练，使技能在模拟操作中得到提升。
3.操作上，写作指导与版式设置齐头并进，分项目依序实施。公文实操教学分写作和版式两个专题，版式中除了页边、印章与写作无关以外，其余内容相互交织，故此，不必分开处理。当然，为了条理清晰，应当分成若干项目，按照依次一一操作。
三、公文实操教学设置
本文将公文一体化教学确定为理论传授+写作指导+版式制作演示，站在学生的层面就是听讲+写作训练+版式设置实操。由于前两项内容的研究已经十分透彻，我们只探讨版式制作。13种法定公文中，命令、函、会议纪要各有特定的格式要求，其余10种大同小异，统称一般公文，故此建立四个Word文档，分别命名为“命令模板”、“函模板”、“会议纪要模板” 、“一般公文模板”，接着展开项目教学和训练。
（一）页边与版心设置
先建立三个观念。一是《格式》的“白边”和Word的“页边”所指相同，版心则是白边（页边）包围的部分。二是所有公文的页边规格一致。三是Word无法直接设置版心，要通过四个页边的设置才能确定。而后根据公文用纸和上白边、左白边尺寸的规定，运算出下白边和右白边的尺寸：35±1mm、26±1mm。最后打开页面设置对话框，将上下左右页边距分别设置为37mm、35mm、28mm、26mm。
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