(1)以“件”为单位的立卷方法，便于档案的立卷、接收、鉴定，便于随时剔除无保存价值文件的优势。如剔除某份文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外，利用计算机辅助管理档案，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，大大提高了工作时效。

　　(2)微机管理一是有利于遗漏文件的补漏增缺。二是保持文件的历史原貌。三是利用档案资料方便，检索简便，准确率高。随机存档后，文件插入就十分方便了，可随时修改一下档案目录便及时解决遗漏问题，实现档案管理工作以及服务水平质的飞跃。

　　(3)微机管理更有利于文档的保密。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文档保密的要求。

　　4、保障服务，加强创新

　　档案工作的实效性在于开发利用，为学校领导决策服务，为学校中心工作服务，这是档案工作向深层次发展的主导方向。所以强化学校档案室的服务功能，努力开发其教育功能，使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主，使档案成为学校的“信息库”“资料库”。科技要创新，体制要创新，档案工作也要创新。必须充分发挥档案在档案资源建设中的主体地位，使各种档案资源合理流动、优化配置。要把档案工作融入学校各项工作中，不断提升档案工作的发展空间，满足学校的各种需要。

　　随着科学技术的飞速发展，学校应尽快建立起现代化的档案管理系统，走档案管理信息化之路。大力提高档案管理标准化、规范化水平。提高档案管理工作的质量，只有做到与时俱进，才能使档案管理工作真正发挥出应有的“保存历史、研究历史、利用历史、发展历史”的作用。

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