【分　 类】 教育科学
【关 键 词】 高校系部教学秘书   教学管理  工作特性
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正文：
摘  要：高校系部教学秘书是高等教育管理的基层岗位，其工作性质集特殊性、服务性、繁杂性、常规性、时限性和综合性于一体。高校系部教学秘书能够正确认识这一岗位的特殊性质，将有助于提高他们工作的积极性、主动性和创造性，这对于院校系部教学秘书更好地开展工作具有非常重要的意义。
关键词：高校系部教学秘书   教学管理  工作特性
在高等院校中，系是基层的教学单位。高校系部教学秘书就是协助系教学主任处理系内或者与之有关的各类教学事务的管理服务人员。作为基层的教学管理人员,一方面,他们要协助系部教学主任管理教学方面的常规事务,有力地保证教学工作的正常运转;另一方面,他们还要将教师、教研室、实验室的工作情况、教学成果等资料统计汇总、归纳分析，并向领导汇报,为领导决策提供信息,起到参谋、助手的作用。高校系部教学秘书由于其特定的工作性质、服务对象、任务特征和工作环境，与其他机关厂矿的各级各类秘书工作存在很大。他们的工作集服务性、特殊性、繁杂性、常规性和协调性于一体，工作范围宽阔，涉及事务繁琐，在工作过程中要求教学秘书必须认真细致，稍有疏漏，便会发生教学事故，影响正常教学秩序，造成不良后果。正确认识这一岗位的特殊性质，有助于提高他们工作的积极性、主动性和创造性，这对推动院校系部教学秘书做好自己本职工作具有非常重要的意义。新时期高校系部教学秘书工作特点具有如下：
 
一、服务对象的特殊性
教学秘书的主要内容是服务，为教学中心工作服务，为教师服务、为学生服务，因此，教学秘书服务的对象是活生生的、有思想情感的人，特别是在高校知识分子荟萃的地方，由于教师在职称、年龄、地域和学科阅历等方面均有所不同，再加之学生地域的差异性等因素，都使得教学秘书的服务对象具有特殊性，这也对教学秘书自身的工作能力提出了很高的要求。
二、秘书工作的服务性
教学秘书的宗旨是为教学服务、为教师服务、为学生服务，这是教学秘书一切工作的出发点和归宿。高校系部教学秘书服务的目的是通过组织、协调，为教师和学生提供一切可能的教学保障。具体来讲，教学秘书要协助系教学主任和各教研室根据教务处下发的相关规定及学科特点来制定和修改教学计划，并在实践中不断对其进行完善。此外，教学秘书还要负责管理好每个环节的学生成绩档案，各类实习、实验、实践等环节的协调、管理和监督；负责本系教师日常有关调课、停课、补课等事宜并报教务处备案；协助教学主任和教务处作好各种检查、考试、考察等相关工作，收集并保管好每个学期的考试试卷、成绩单和相关材料，保管好各类教学工作的相关档案。
三、教学事务的繁杂性
从教学秘书工作的内容来看，其范围涉及到学院教学管理工作的各个方面，既繁又杂，工作重、责任大。例如：负责大量的口头和书面通知，收集、整理、上报、下发各类文件资料等。既有常规性的日常管理工作要做，又有一些突发性的教学情况要处理。目前一些高校随着办学层次的提高，办学规模也在不断扩大，工作量增加了，但各系部教学秘书队伍的编制却没有增加，大多数还是一个人干。一般情况下，教学秘书在行政上属本学院系办公室管理，在业务上却从属于教务处，直接接受教学处任务安排。在实际工作过程中，教学秘书经常处于办公室事务和教务事务夹杂境地，甚至要花费大部分的工作时间来处理烦琐的行政事务。许多工作牵涉到具体的人或物，处在领导、教师和学生之间，众口难调、关系难处、左右为难，这就需要教学秘书必须小心谨慎，细心协调，抓住矛盾的关键，找出解决的办法。有时侯，甚至还要承受一些委屈和误会。
四、教学过程的常规性和时限性
每个学期的日常教学行政事务工作，按时间和工作任务可分为学期初、学期中和学期末三个阶段。在整个教学过程中，有许多工作是常规性的。例如，教学秘书每学期初要编制系部教师总课表、收集教师的教学计划、做好新开课或开新课的统计以及听课安排等工作。学中期，教学秘书要依照学院教务处的要求，协助系教学主任及各教研室主任做好期中教学检查的各项准备工作，并具体实施。学期末，教学秘书要督促教师及时做好各门课程的考核、阅卷评分、登分以及收集学生成绩单、考试试卷保管、存档等一系列工作。此外，教学秘书还要负责教研、科研以及其他项目的申报等，这些都要求教学秘书要有谋略、有计划，才能把工作做好。，同样，教学工作中又有许多是具有时限性的。例如，每次考试成绩要及时登记上网，学院下发的通知要及时传达或转发等，这些工作要求教学秘书必须在较短的时间内全力以赴地来完成，容不得半点延误和差错。
 
五、管理过程的政策性和协调性
任何一个单位，任何一个领导都要在自己的工作中贯彻执行党和国家的方针政策。而作为助手的教学秘书，其工作自然也带有一定的政策性，在工作过程中经常会涉及到教育的政策法规、学校的规章制度，如教师的教学事故认定制度、学生成绩评定制度、课程变更制度等等。教学秘书只有熟练掌握，并认真贯彻执行各项有关政策和管理规章制度，才能把工作做好。当教师对某些问题的处理有异议时，教学秘书还要及时根据学院教务处有关政策做好解释工作。
学校是一个由不同成分构成的复杂的整体，因此，教学秘书在工作过程中还要做好与学院各职能部门之间、与其他系之间、与系领导之间、与本系教师之间的沟通协调。协调性是管理的一项重要职能，系部教学秘书处在最基层的教学管理位置，其协调性是全方位、多层次的，对上要直接为教务处及系领导服务，对下要为在教学和科研第一线的教师及学生服务，横向上还要与其它职能部门、各系室进行协调沟通，在其中起着上传下达、沟通左右，联系内外的枢纽作用。教学过程中各类的矛盾的出现是不可避免的，因此，教学秘书的协调工作显得举足轻重。
总之，高校教学秘书的工作是具体的、繁杂的，是教学管理工作的重要组成部分。既要协助系教学主任管理教学工作，又要处理教学方面的具体事务、协调方方面面的关系，还要完成教务处和系领导临时交办的工作，教学秘书工作实质上是综合性的复杂工作。随着教学改革的不断深入，以及高校规模的日益扩大，高校系部教学秘书的工作范围不断拓宽，了解高校系部教学秘书工作的主要内容，正确认识高校教学秘书这一职业的工作特性，将有利于提高教学秘书的工作效率，使其更好地服务于广大师生员工，更好地协调有关部门和人员做好教学运行中的各项事宜，更好地发挥其在教学管理工作中的作用，以保证教学活动的顺畅进行。
参考文献
[1]高潮 陈曦. 新时期高校系部教学秘书工作的再审视《科技资讯》2009年 156.
[2]胡丹 浅析高校系部教学秘书的工作特性《科技信息》

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