摘要：教学秘学队伍的素质能力建设是系部建设乃至整个学院建设发展的重要一环。它在维护教学秩序、提高教学质量、培养合格人才等方面具有重要作用。它是系主任的参谋助手，是系对外交流协调关系的桥梁，是开展系部教学管理的纽带，是展示系部乃至整个学院形象的窗口。高职院校系部教学秘书应当具备较强的业务能力、信息处理能力、协调沟通能力和开拓创新能力。加强教学秘书素质能力建设，从院部及系部角度来讲思想上要重视，行动上要支持，工作上要关心;从教学秘书个人来讲，要有服务教学意识，要有责任感和使命感，要有较强的上进心。

　　关键词：教学 秘书 管理

　　随着我院成功升格，建设院系二级管理体制、加强系部建设是改革发展的必然。而其中，系教学秘书队伍的素质能力建设是系部建设乃至整个学院建设发展的重要一环。通过近两年来的工作实践，我感到教学秘书工作是教学管理工作的重要组成部分，它在维护教学秩序、提高教学质量、培养合格人才等方面发挥着重要作用。教学秘书角色定位是什么，它应当具备哪些方面素质能力，如何加强教学秘书的能力素质建设，这些问题都值得我们深入思考。

　　一、高职院系部教学秘书工作的角色定位

　　1、系教学秘书是系主任的参谋助手。教学秘书要善于观察领导的工作习惯和工作作风，及时调整工作思路，避免主次颠倒，迷失工作方向，要保持高度的一致性、一贯性。作为教学秘书，要提高办事能力，要当好领导参谋助手，做到能参谋、多参谋，善于分析问题，提出意见和建议，并使之具有较强的科学性和可操作性。教学秘书教学管理的职能主要体现在协助系主任搞好教学组织和教学管理工作。教学秘书要随时掌握本系教学动态，及时向领导汇报教学中存在的问题和改进工作的建议等。教学秘书必须协助系主任规划系部发展方向，从专业设置、教学计划等方面发挥助手参谋等作用。

　　2、系教学秘书是全系对外交流、协调关系的桥梁。协调关系是秘书工作的一项重要职能。发挥秘书的协调职能有利于领导工作的正常进行，有利于提高工作效能，有利于提高系与系、系与各处室、各部门之间的工作效率。教学秘书必须与老师进行沟通，及时把教务处的要求、老师对学生的要求、学生对老师上课的建议和看法等及时的传达到位，以便教学工作顺利进行。

　　作者简介：马久霞(1978-9)，女，江苏扬州人，江苏省扬州环境资源职业技术学院外语系教学秘书，本科，汉语言文学专业。

　　3、系教学秘书是开展系部教学质量管理的纽带。教学工作是学校一切的中心工作，教学质量的提高需要教育的管理者即领导的决策正确，需要教师的工作及学生的努力，需要教学秘书这重要一环。教学秘书应协助系主任及教研室主任，根据本系各专业教学计划拟定教学计划实施方案，检查教师教学进度的实施情况及教学情况;协助系主任联系、组织、安排课务且负责日常有关调课事宜;在系主任的领导下，依据教学计划落实每学期各专业所需要征订的教材和各类资料等;协助系主任做好期中、期末教学检查及总结工作;协助系主任负责组织安排各类考试、检查考场纪律及监考情况等。4、系教学秘书是展示系部乃至整个学院形象的窗口。教学秘书是系部的窗口，自身的修养以及精神面貌，工作作风，直接影响师生对该系部印象和评价。教学秘书要加强学习，树立窗口意识，尽心尽力地做好协调工作，为全体师生做好服务。因此，教学秘书要有豁达的气度，要增强心理承受力，以饱满的工作热情投入工作。无论工作多繁忙，只要有积极向上的精神状态，不辞劳苦，耐心热情，努力维护系部的形象，为系部营造良好的声誉，同时也为自身的岗位塑造积极正面的形象。

　　二、高职院系部教学秘书应具备的基本素养

　　1、专业知识和业务能力。教学秘书从事的是服务教学的管理工作，学历和专业知识等资质条件不如专职教师要求那么高，但在管理素质和相关专业知识方面也有相应的要求，否则无法服务到位。因此，教学秘书要在不断提高思想政治素质的同时，提高专业文化素质。理论知识与教学管理实践相结合，才能做好学籍管理、考试管理、教务文书撰写、课务安排、教材管理等工作，实现教务工作的现代化和办公自动化。

　　2、信息处理的能力。教学秘书要善于调查研究，收集信息，运用各种方法特别是互联网获取有关教学信息，并对各种信息进行筛选和处理。教学秘书工作非常具体，要面对大量的各类教学资料，譬如教案、试卷分析表、听课记录表、教学大纲、教学质量考核表、课程安排表、毕业论文材料、实习材料等。这些信息材料的时效性、指导性和归档要求各不相同，关涉目前乃至今后的教学评估以及新专业设置等，教学秘书必须具有迅速、准确处理这些材料的能力，而且要有一定的档案学知识，才能规范地分类、整理、存档。教学秘书还要客观、全面、及时地采集教师及学生的反馈信息，报告系领导，以便领导进一步调整和完善决策，使之更符合教学实际的需要。

　　3、协调和沟通能力。教学秘书在协助系主任管理教学事务的过程中，必须具有综合分析能力，才能做好监督和控制，及时向系主任和教务部门反馈计教学中出现的问题，纠正教学过程中的执行偏差，保证教学质量。教学秘书在传达指示、反馈信息、沟通情况、检查记录、整理归档的过程中，都要客观、准确地做好上情下达、下情上报。这些都要求教学秘书妥善处理好各种关系，创设一种和谐、稳定的教学环境。

　　4、创新意识和开拓能力。在日常管理工作和辅助领导进行教学管理的过程中，教学秘书会碰到许多新情况、新问题，所以，要勤于学习，善于调研，及时提出新的对策，才能适应形势的变化。良好的悟性是对教学秘书的基本要求，应具有思辩力和洞察力，能够迅速把握事物的本质，准确领会领导意图，较快地形成自己的见解与工作方法，才能高质量、高效率地配合系领导及各个教研室完成教学管理工作。

　　三、如何提升高职院系部教学秘书队伍的能力素质

　　人们对教学秘书工作缺乏正确的认识和评价，有的把教学秘书等同于行政秘书，或者认为教学秘书就是简单地打字、收发文件等。由于对教学秘书存在认识上的偏见，同时在教学秘书人员的配备、学习和培训上，力度远远不够，严重挫伤了教学秘书的工作积极性，造成人心不齐，队伍不稳。那么如何进一步稳定教秘队伍，进一步提升教秘队伍整体素质，个人认为须从以下几方面着手：

　　1、从院部及系部来讲

　　(1)思想上要重视。教学工作是学校一切的中心工作。要真正从思想上重视教学管理工作，力主提升教学管理的内涵和层次。要从教务处到系部管理层要重视教学秘书工作，不能光在口头声中表示，思想上产生忽视。领导给予的重视与关怀，是一种无形的动力，这种无形的动力能使教学管理工作不断提高效率，从而取得更大成绩。

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