高校办公室在学校管理系统中处于承上启下、协调左右、联系内外的中心地位，发挥着重要作用。随着高校办学规模的扩大、办学层次的提升、办学水平的提高以及走内涵发展之路、办人民满意的教育的理念不断强化，规范化、科学化管理日益成为学校管理的迫切需要。这对办公室工作提出了更高的要求，本文从办公室人员能力素质、工作规范和履行职能上进行探索。

　　一、培养三种能力，提高工作水平。

　　办公室工作具有繁琐性、时效性、复杂性、政策性而责任重大等特点，办公室人员素质高低直接影响着工作效果乃至学校形象，选配工作人员，建立一支高素质的工作队伍是做好办公室工作的前提。办公室人员应着力培养三种能力。

　　一是要提高政务能力。高校办公室工作具有很强的政治性、政策性，必须有正确的理论作指导，这就要求办公室人员要深刻学习领会党的基本理论和各项方针政策，提高政治敏锐性。学习研究上级文件精神，善于分析和把握时政脉络、预见形势发展方向，准确把握领导意图，并作出准确判断。办公室人员要为领导当好参谋做好服务，领会决策意图，据此分析和判断工作的重要程度和紧迫程度，以便分清主次和轻重缓急，不断提高参政议政的能力，真正成为领导的“智库”。

　　二是要锻炼组织协调能力。办公室是综合协调部门，要组织、督查、协调学校各项决策、重大工作部署的落实，这就要求办公室人员能独当一面，放眼全局、谋划和处理问题，将各方力量联系好、沟通好、组织好、协调好。一要深入基层开展调研，摸准实情，为领导提供信息准确无误，开展督查有的放矢。二要理顺工作思路，善于统筹安排，对纷至沓来的工作能科学统筹善于找准切入点，对工作部署能充分协调各方力量，调度有方。三要待人以诚、处事以公，做到尊重上级、理解同级、善待下级，时刻保持平和之心、谦虚之德，以真诚待人，以公正处事，处理好与领导、同事和广大教职工的关系，以和谐的人际关系赢得广泛的尊重和支持。

　　三是要增强信息处理能力。办公室是学校信息集散中心，办公室人员要具备信息处理能力，准确地把握信息和熟练地运用信息。一要善于收集信息，这是开展工作的前提，是确定工作方向和目标判断的依据，要注意收集上下左右(上级部门、基层组织、兄弟单位)的有关政策、意见建议、工作经验等关系学校改革发展的资料情报并进行加工、分析和处理，形成有价值的决策依据。二要及时反馈信息，对来自上下左右的信息，要及时加工整理向领导汇报，使领导在充分了解各方面情况的基础上作出正确的决策;加强与有关部门跟踪沟通，使相关部门及时了解决策意图，便于工作落实到位。三要积极开展现代化信息管理。要充分利用现代信息技术，熟练掌握办公自动化知识，通过现代化手段获取和处理信息，实现咨询参谋、综合协调、处理事务信息化、智能化、现代化。

　　二、建立三种规范，加强科学管理。

　　规范化管理是办公室工作效率和质量的保障，只有制度完善、责任明确、程序合理，才能使办文办事有章可循、工作有序，从而保证高质高效的完成办公室工作。

　　一是规范管理制度。没有规矩，不成方圆。建立健全科学的规章制度是开展工作的基础和前提。办公室人手少，任务重，没有科学的管理规章，就没有工作的规范运行。要按照从严、从细、从实的原则，建立健全一系列规章制度，主要包括学校层面的管理规范，即有关学校决策和部署的落实、学校管理活动的协调、规则的制定、工作过程的监控等管理规范;办公室内部管理制度如办文、办会、办事等内部管理的规范。对合理有效的制度要认真执行，对尚不够严密和应当建立而尚未建立的制度要及时补充修订完善，使各项工作有章可循，有规可依。

　　二是规范工作标准。办公室要从岗位职责要求和实际出发，确立岗位目标责任，制订工作标准，细化分解工作任务，把每一项工作落实到岗，责任到人。对工作目标完成情况实行季度考评和年度考核，做到人人有事干，事事有人管，件件有落实。杜绝责任不清、推诿扯皮、工作脱节和撞车等现象。

　　三是规范办事程序。办公室工作既要抓大事谋全局，同时，办公室又是具体的办事机构，工作繁多，责任重大，原则性强，因而办公室工作必须细致认真、井然有序。要根据不同的工作内容制订相应工作流程，规范办事程序，按程序办事，既能符合原则又能在规范的程序中求实求精求细，避免工作差错。

　　通过三种规范的确立，形成科学规范的管理机制、周密清晰的责任体系和高效运转的工作体系，做到每项工作有规章、每个环节有规范、每个岗位有落实。

　　三、发挥三种作用，切实履行职责。

　　高校办公室承担着参与政务、处理事务、提供服务的职能。办公室要把握教育发展形势，围绕学校各项工作，超前思考运筹、深入调查研究、正确预测趋势，及时反馈信息，做到积极的参与政务、有效地处理事务、细致地做好服务。

　　一是发挥参谋助手作用。办公室是领导决策的参谋者，学校发展与学校决策密切相关，决策正确与否很大程度上在于办公室的参谋作用是否到位。一要做好决策调研，提供决策依据。办公室是要经常学习研究有关教育方面的最新政策、文件精神，搜集有关教育方面的文件、资料、数据等各类重要信息，经常深入基层深入教学一线，充分了解情况，掌握一手资料，进行分析整理，形成决策方案，提出决策意见，为领导提供有价值的决策依据。二要做好领导助手，督查决策落实。协助领导统揽全局，协调各方力量，部署工作落实，促使全校上下围绕中心工作齐心协力推进学校建设和发展。三要主动开展督促检查，使学校决策和工作部署得到切实执行，工作落到实处。

　　二是发挥综合协调作用。办公室是学校运转的枢纽，办公室能否综合协调好各方力量关系学校工作是否高效运转。办公室的协调作用主要体现在以下方面：

　　做好日常工作的协调。即在日常工作中，办公室要积极沟通上下，联系内外，协调各方，向领导汇报情况，向基层传达决策，向有关部门反馈信息。要做好综合协调工作，调动各部门的主动性和积极性，开成合力，发挥整体效应，从而保证高质高效地完成各项工作。

　　开展专项工作协调。即对学校重大决策、重要工作部署、重点难点和突出问题进行专项协调。对重大决策的出台、重要工作的部署要作好充分的调研论证，广泛听取各方意见，平衡各种利益。对师生员工普遍关心的热点、难点问题，要深入一线，分析具体情况，做好工作预案，协调各方，化解矛盾，维护学校大局，维护广大师生利益。

　　协调好各种关系。对内协调好各部门之间，各项工作之间的关系，要促进各部门和谐互补、各环节精诚合作，保证工作有序高效运转。对外协调好上级机关、兄弟单位与学校之间的关系，为学校争取更多的支持，为学校发展创造良好的外部环境。做好领导之间的沟通协调工作，领导之间由于管理风格、工作思路不尽相同难免会有意见分歧的时候，办公室要及时居中调度，及时沟通，消除分歧，维护团结，实现行动上协调一致。

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