3.6.4科研项目的全过程管理

　　科研项目的过程涉及顾客、科研单位与科研人员，三者对科研项目的质量都具有很大影响，仅仅考虑科研单位的控制是不够的，需要对科研项目实施包括相关方在内的全过程管理，此部分可查阅作者在《中国科技论坛》上发表的《科研项目全过程管理的思考》一文。

　　3.7内部沟通

　　“组织的管理者应规定并实施一个有效和高效的过程，以便沟通质量方针、要求、目标和目标完成状况。沟通这些信息有助于组织的业绩改进，并有助于组织的人员直接参与质量目标的实现[1]”。

　　3.7.1 管理层之间的沟通

　　在科研单位中，管理层之间可以通过院(所)长办公会、职能部门的联席会、院与所或所与室之间的协调会等形式进行，通过这些沟通形式，可以促进单位内部各职能部门和层次间的信息交流，有助于管理层之间统一思想和认识、协调配合、减少会议和文件，提高工作效率和效果。科研单位中，科研管理部门、财务管理部门、人事管理部门之间的协调配合是往往最多的，这三者之间的沟通、协调和配合的效果在很大程度上影响了科研单位的管理效果。

　　3.7.2 管理和科研之间的沟通

　　在科研单位中，一般而言管理层最先知道项目的申请信息和要求，管理层需要将其及时准确地传达给相关科研人员，但限于保密或文件发放的限制和对科研人员技术优势的不了解，可能会造成信息传达的不及时或湮没，因此一方面需要利用网络等技术扩大非密信息的传播面，另一方面可在平时鼓励科研人员在研究室或研究所内进行调研结果和研究结果的交流，以使管理层清楚科研人员的技术优势。同时，管理制度的传达贯彻和意见建议的反馈也需要进行有效的沟通，可通过会议或网络等方式进行。网络在内部沟通方面具有明显优势，应该高度重视并充分使用。管理和科研之间的沟通做不好，科研单位的技术优势和综合优势的发挥就会打折扣。

　　3.8文件和记录的管理

　　“文件是信息及其承载媒体[1]”，广义而讲记录属于文件的一种，但考虑科研单位的情况，有必要区别对待，“文件”记载“管理的要求、指南或程序”、“科研活动的规范或结果”、“某项具体操作的指导或要求”等等;“记录”记载“管理活动的情况”、“科研活动的实验、讨论、评审、测试等情况”。

　　3.8.1文件的管理

　　文件管理的基本要求是“使文件处于受控状态”，其含义可理解为发布需要经过审批、有部门负责管理、防止失效文件的不当使用等。

　　管理制度类文件是管理活动的基本依据，一般由科研单位的管理部门编写发布或转发上级的管理制度。为保证管理制度类文件是受控的，可以采取以下措施：对于单位自己编写的文件可以加上编制、审核、签发的署名，而不是打字、校对的署名;指定一个部门(一般为单位的行政办公室)统一负责管理制度类文件的编号、发放、存档、上网、汇编成册;管理制度类文件的内容中需要明确提出编制文件的依据、替代某原有文件或与原有文件冲突时需要明确提出原文件作废或以本文件为准;发布失效文件清单等。

　　技术资料类文件是科研活动的参考或结果，一般是由课题组调研或编写形成，为保证该类文件是受控的，可采取以下措施：调研的文献在被引用时需要进行标注，如同文章中标注参考文献的做法;编写的技术资料采用统一的格式并履行编制、校对、审核、批准(或编、审、批)程序，以保证格式的统一性、技术的可靠性、程序的完整性;注重平时对技术资料的收集、整理、编号、保存;注意技术资料版本的有效性，初始材料为A版，每审一次改一次版，终稿材料统一用Z版标注;书面与电子文档的一致性;及时对技术资料进行移交、归档等。

　　作业指导书包括没必要按正规文件发布的管理操作指南(如基层领导的分工、科室内部人员的分工等)以及实验室或仪器的操作指南等，尤其是精密仪器的使用指南和分析实验室的管理指南，可由使用部门进行编制实施。

　　3.8.2记录的管理

　　记录管理的基本要求是“清晰、准确”，因此记录的墨迹应是能长期保存不易涂改的、记录的笔迹应工整用字应规范、记录人需要签字、记录的更改需要签名等。

　　管理记录应尽量规范且完整，客观记录管理活动的实施情况，不仅作为质量管理体系活动的证据，更是管理改进和管理决策的依据。

　　原始记录是科研活动的第一手资料，是科研结果追溯的源头，应该同课题的其他资料一并归档保存。原始记录应规范、完整，必要时可由有经验人员进行复核，记录的内容应包括：近期工作的小结，下一步工作的目的、方法、内容，工作的数据、结果等(数据和结果也可单放，但应和原始记录中该部分工作对应)，课题组内部的讨论记录也应该记在原始记录内，而不是个人的记录本。

　　评审、验证、测试、维修、校准等记录一般会形成单独的书面材料，需要有相关人员的签名，并由课题组人员进行收集和整理，具有归档价值的需和课题其他材料一并归档。

　　3.9采购的管理

　　科研单位的采购和生产单位相比，具有次数多、产品种类多、采购人员多、技术要求高等特点，科研单位多数都有专门的器材采购部门，可考虑多采用集中采购和招标的方式，关键是价格和服务，而预算则是采购的基本依据。

　　3.9.1定型商品的采购

　　定型商品采购的关键在于科研人员确定产品的型号，器材采购部门可组织对供方的能力调查，将经过审查的供方目录及所能提供的产品的介绍在内部网络上公布或收集整理书面材料供科研人员选择，科研人员将型号确定后，告知器材采购部门采购。器材采购部门还可利用在采购方面的代表权利与供方协商价格优惠，利用在采购方面的专业知识把好合同签定关。

　　3.9.2非标产品和技术服务的采购

　　科研活动中经常会进行非标产品和技术服务的采购，关键在于产品指标和采购内容的确定以及供方的选择，产品指标和采购内容需由技术专家进行审查，供方的选择可视情况由科研人员或器材采购部门确定，应优先考虑本单位内部。一般情况下，应与供方签定合同，明确技术要求、供货时间、经费支付、验收标准、违约责任等内容。

　　4 结论

　　在科研单位中实施质量管理是必要的， ISO9000族标准为质量管理提供了科学有效的要求和操作指南，在科研单位中实施ISO9000族标准需要紧密结合科研活动和科研单位的特点，注重管理原则的应用和实施的方式与效果，通过质量认证和全面的质量管理降低科研单位科研活动的消耗并提高科研活动的水平。

　　参考文献：

　　[1]中国认证人员国家注册委员会.质量管理体系国家注册审核员预备知识培训教程[M]. 天津:天津社会科学院出版社,2001年，P2- P6; P17- P22.

 3/4   首页 上一页 1 2 3 4 下一页 尾页