(1)、以“件”为单位的立卷方法，便于文书档案的立卷、接收、鉴定，便于随时剔除无保存价值文件的优势。如剔除某份文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外，利用计算机辅助管理档案，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，大大提高了工作时效。

　　(2)、微机管理一是有利于遗漏文件的补漏增缺。二是保持文件的历史原貌。三是利用档案资料方便，检索简便，准确率高。随机存档后，文件插入就十分方便了，可随时修改一下档案目录便及时解决遗漏问题，实现文书档案管理工作以及服务水平质的飞跃。

　　(3)、微机管理更有利于文档的保密。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文档保密的要求。

　　5、搭建学校档案信息化建设平台。我们要按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。同时，学校在人才使用上要把好关，引进一些档案专业和计算机管理方面的专业人员，也要往重档案人员的培训和深造，鼓励他们继续学习，提供机会让他们参加上级档案部门举办的各种培训。

　　6、加强横向联合，实现信息资源共享，学校部门多，人员复杂，学生流动性强。因此，档案管理的复杂多样。建立一个完整的校园信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。通过建立联合目录，形成网络，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员、资金紧张等矛盾。

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