摘要：知识经济时代, 传统的人事档案管理已落后于新时代人力资源管理的要求, 必须更新观念, 全面改革, 尽快适应新时代人力资源管理的新要求。

　　关键词：人事档案 人力资源 新要求

　　人事档案是来源于一定单位的人事管理活动, 反映个人经历、思想品德、业务业绩、个性特点、专长爱好等情况的原始记录, 是以个人姓名为特征组成的专卷或专册, 具有全面性、现实性、动态性、真实性、机密性的特点, 是历史的、全面的考察了解和正确选拔使用职工的重要依据。而人力资源管理是一种以“ 人”为中心, 将人作为最重要资源的现代管理思想;旨在使人适得其所、人尽其才, 使组织目标与个人目标有机统一, 使组织的成长与个人能力的发展相适应。人力资源管理的基本目的就是建立一支高素质、高度团结的一流人才队伍;创造一种自我激励、自我约束和促进优秀人才脱颖而出的机制;培育、营造良好的组织氛围和企业文化。人力资源管理反映的是“人才决定企业前途”的先进经营理念。

　　企业人事档案作为企业档案的重要组成部分, 它的主要作用有以下几点：(1) 是党的干部人事工作的重要部分, 它的最直接作用体现在对单位人员的考察、使用、提拔和制约上, 是选人用人和正确使用干部的重要依据，为领导提供各类人才信息和用人依据;(2) 是人力资源管理工作不可缺少的依据;(3) 是人力资源开发的信息和数据基础;(4) 是企业知识管理的重要支柱。由此看出, 人事档案管理和人力资源管理是一个有机的整体, 两者相辅相成, 不可分离, 必须同步发展。人力资源管理离不开人事档案提供的信息, 而人事档案管理工作所有的业务活动都是为了输入或输出人事档案信息, 为人力资源管理活动服务。企业人事档案工作的好坏, 直接影响企业人力资源管理工作, 进而影响企业的核心竞争力。

　　知识经济时代, 传统的人事档案管理已落后于新时代企业人力资源管理的要求, 必须加以改革。

　　一、目前企业人事档案管理工作存在的问题

　　1.档案材料方面：(1) 材料虚假。 真实性是人事档案最基本的特征, 没有真实性, 人事档案的其他特征就失去了意义, 也就失去了人事档案的利用价值。例如, 有的将工作时间提前了, 有的把学历变高了, 有的把年龄变小了。这些情况的出现, 使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性。由于人事档案材料的失真, 使得人力资源计划中的配备计划、退休解聘计划、补充计划、使用计划不能正确制定和正常执行, 对当前配置以及未来人力资源的供求造成负面影响。(2) 内容简单雷同。人事档案材料是一个人在社会实践活动中成长的真实写照, 是考虑人、使用人的参考材料和依据。应该全面、历史、客观地反映一个人的真实面貌, 使考察者在翻阅档案时能够一目了然, 如见其人。然而, 目前人事档案中“厚古薄今”、“千人一面”的现象日趋严重, 体现不出个性特色, 失去了真正意义上的参考价值, 使人力资源的区分度降低, 不能为选人用人提供参考, 进而影响到人员的正常晋升与轮换, 挫伤了员工的创新热情, 导致组织承担不必要的损失。(3)个人材料分散。长期以来, 人事档案管理、利用形成了一种分散局面。人事组织部门主要掌握个人履历、政治面貌、学历、职务评聘、工资等方面的材料，而反映员工工作业绩的材料在档案中却没有收集, 使人事档案在使用中缺少员工工作能力评估这方面的相关信息。这种状况不但造成管理成本增加，而且破坏了人事档案内容的完整统一，使之不能全方位地反映员工的真实面貌。

　　2.管理方面:(1) 管理制度不完善, 缺乏科学性、先进性。在制度上，人事档案的收集、鉴别、整理、归档、查阅、更新等环节相对滞后。(2) 分类不科学。传统的人事档案主要分为干部、技术员、工人三大类，但随着时代的发展，这种分类方式已不能满足现代人事档案管理的需要，尤其作为现代企业来说，专业工作内容的多样化决定了员工职务、分工的多样性;企业流动人员的产生与增多也对人事档案管理带来了新的挑战。(3) 手段落后。现在还有很多企业的人事档案管理处于经验管理和手工管理阶段，这种方式制约人事档案功能的发挥，越来越不能满足现实工作的需要。

　　3.人员素质方面。管理人员知识面较窄，知识结构不合理，缺乏开拓进取的精神和竞争意识。

　　二、现代人力资源管理新趋势对人事档案管理工作提出新要求

　　人力资源管理随着时代的发展产生了新的趋势，这些新的趋势对人事档案工作提出更多、更新的要求，了解人力资源的新趋势，才能使人事档案管理工作尽快适应人力资源发展的需要,使其改革真正落到实处。这些新的趋势大致可以归纳为以下几点:(1)建立企业的核心价值体系。现代人力资源管理把企业经营管理作为一种道德行为, 企业文化成为企业生存发展的重要支撑力量。(2)建立多层次的价值评价体系。由传统的人事考核转向人力资源管理的价值评价体系，由单一的考核评价体系转向多层次全方位的价值评价体系;面向个人要素的评价转向对绩效和取得优异绩效因素的评价;由面向个体绩效的考核评价转向企业绩效、组织绩效、团队绩效的考核评价。(3)构建以绩效为导向的薪酬回报体系。在注重薪酬回报功能的同时，更注重薪酬的激励功能;以行为和技能作为薪酬的基础，以组织与个人绩效作为支付薪酬的依据;强调团队绩效的回报与激励,团队薪酬。(4)把职业化作为衡量人力资源管理水平的重要标志。职业化要素由知识结构、技能、职业素质、职业道德、职业精神、职业规则、职业价值观、职业语言组成。

　　正是上述新趋势对人事档案管理工作提出了更多、更新的要求。要求人事档案工作应体现企业文化，为建立企业核心价值体系服务;要求人事档案工作提供的人事信息应从原来的单一考核信息转向多层次全方位的评价信息，并在记录个人信息的同时注重组织、团队信息, 保持个人信息与组织团队信息的联系、一致性;要求人事档案工作注意对价值分配结果反馈信息的记录、更新;要求人事档案工作注意对职业化相关信息的收集，并及时地提供利用。

　　三、加强和改进人事档案管理工作适应现代企业人力资源管理工作提出新要求

　　1.建立健全科学合理的人事档案管理制度。在人事档案管理活动中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度,使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整;在档案的鉴别上必须遵循“取之有据，舍之有理”;档案的整理归档要严谨、科学;档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全;档案的更新应及时、准确、完整, 尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。

　　2.建立科学的人事档案分类系统, 充实档案内容。人事档案的分类应根据企业的内部情况加以区分，建立适合企业自身的、科学合理的人事档案分类系统，而不应拘泥于传统分类。应根据知识经济时代，人力资源管理的新观点充实人事档案内容，使之能从多方位全面反映一个人。人事档案内容应注重动静结合、纵横结合、定量与定性相结合。动静结合是指应注重动态信息的及时补充。纵向上, 人事档案不仅应反映一个人的历史, 而且应反映一个人的现实; 横向上, 人事档案不仅应反映一个人的思想水平, 政治态度, 还应反映一个人的学识、工作能力、志趣性格等。现时代, 人事档案尤应注重充实, 近期考核、招聘、录用、调动、劳工合同、奖惩、工资级别、学历水平、专业职称、职业性质、工作实绩、创造发明等方面的内容。定量与定性相结合是指人事档案内容应既包含定性的结论, 又包含定量的描述, 以提高人事档案信息的可利用性。

　　3.加快人事档案管理工作的科学化、现代化进程。人事档案管理工作的科学化、现代化既包括管理手段的科学化、现代化,又包括管理理念的现代化、科学化。管理手段的科学化、现代化,最终是要在企业中建立一个以企业员工人事档案信息为基础的员工信息系统。而这个系统的初步要求则是建立人机结合的技术性管理系统, 实现人事档案的计算机管理。

　　4.引进高素质人才, 加强人员培训, 提高人员素质。人才是企业前进、发展的动力, 对于档案管理部门来说亦是同样的道理。在知识经济时代, 在现代化程度不断提高的今天, 引进高素质的档案人才是企业档案工作发展的必然要求。在引进高素质人才的同时, 企业也应注重对现有档案人员的培训, 使其适应新形势下的新要求, 从而全面提高企业档案管理人员的素质。

　　5.增强服务意识, 积极主动的提供利用。人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径是人事档案信息的提供, 所以人事档案管理人员应认清形势, 摆正位置, 端正态度, 增强服务意识,改变长期以来坐等上门的被动服务方式, 增强服务意识, 积极主动地为企业人力资源管理提供信息服务。人事档案管理服务于人力资源管理, 促进企业人力资源管理, 是企业知识管理的基础。

　　6.增强合作意识, 积极与相关部门沟通、协作。知识经济时代, 企业的任何一个部门都不是独立的, 而是相互联系, 相互依存的。作为档案部门, 更是和所有的部门紧密联系。人事管理工作所有的业务活动都是为了输入或输出人事档案信息, 为人力资源管理活动服务。而这些人事档案信息的主要来源即是企业的人力资源管理活动。人事档案管理工作还应做到及时将有关信息反馈给人力资源管理部门。加强与人事部门的沟通、协作是做好人事档案管理工作的重要途径。

　　在新时代，企业的人事档案管理通过合理的改革与创新，加强自身的不断变革和完善，才能适应现代企业人力资源管理工作的新要求，才能“鉴往知来”，在新的企业机制要求下蓬勃发展。

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